予約がいっぱいになった後、キャンセルが発生して空きができる。

その空きを待っていたお客様に、自動で知らせることができたら。

そんな仕組みを備えた予約システムがあります。

クラウド型予約管理システム「RESERVA（レゼルバ）」です。

RESERVAには、キャンセル待ちの受付から、空きが発生した際の通知までを自動化する機能が用意されています。

非常によく考えられた仕組みです。

ただし、この機能を利用できるのはゴールドプラン以上。

料金は、年払いで月額換算13,200円。月払いなら17,600円です。

キャンセル待ちを自動化するためには、これだけの費用が必要なのでしょうか。

RESERVAのキャンセル待ちは、何を自動化するのか

まず、RESERVAのキャンセル待ち機能を見てみます。

予約枠がいっぱいになると、お客様はメールアドレスを入力してキャンセル待ちを申し込むことができます。

その後、対象の予約枠にキャンセルが発生すると、システムが自動的に検知。

キャンセル待ちを申し込んだお客様へ、予約案内のメールが自動送信されます。

お客様はメール内のURLから予約サイトへ移動し、改めて予約することができます。

つまり、

  1. キャンセル待ちの受付
  2. キャンセル発生の検知
  3. 空き枠の案内

という一連の流れが、予約システムの中で処理されます。

特に優れているのは、キャンセルの発生を店舗側が確認する必要がないことです。

予約管理とキャンセル待ちが一体化しているため、予約がキャンセルされたことをシステム自身が把握できます。

店舗側が空きを確認して、お客様へ連絡する必要がありません。

これは、予約管理システムと一体化したキャンセル待ち機能ならではの強みです。

月額13,200円は高いのか

RESERVAのキャンセル待ち機能は、ゴールドプラン以上で利用できます。

ゴールドプランの料金は、年払いの場合で月額換算13,200円。月払いでは17,600円です。

ただし、これはキャンセル待ち機能だけの料金ではありません。

ゴールドプランでは、月間1,000件の予約受付、5,000件の顧客登録などに対応し、多くの予約管理機能を利用できます。

予約管理全体を高度化したい事業者にとっては、合理的な選択肢でしょう。

問題は、すでに別の予約システムを利用している場合です。

現在の予約受付には特に不満がない。

顧客管理もできている。

ただ、キャンセルが発生したときに、空きを待っているお客様へ連絡する仕組みがない。

その一つの機能を追加したいだけの場合、予約システム全体を変更する必要があるのでしょうか。

予約管理とキャンセル待ちは、一体である必要があるのか

キャンセル待ちの仕組みを考えると、大きく二つの方法があります。

一つは、RESERVAのように予約管理システムの中にキャンセル待ち機能を組み込む方法です。

予約状況をシステムが把握しているため、キャンセルの発生から通知までを自動化できます。

もう一つは、現在利用している予約システムとは別に、キャンセル待ちの仕組みを用意する方法です。

たとえば、予約がいっぱいになったお客様には、別のフォームからキャンセル待ちに登録してもらう。

そして空きが発生したときに、店舗側が通知操作を行う。

通知対象者への連絡をシステムに任せれば、一人ずつ電話やメールで案内する必要はありません。

ただし、この方法では、予約システム側で発生したキャンセルを自動検知することはできません。

店舗側で空きの発生を確認し、通知する操作が必要です。

つまり、両者は自動化できる範囲が違います。

予約管理と一体化して、キャンセルの検知から通知まで自動化する。

既存の予約管理を維持しながら、キャンセル待ちの受付と通知を効率化する。

どちらにも合理性があります。

必要な機能だけを追加する、という考え方

業務システムには、さまざまな機能が用意されています。

機能が充実した上位プランへ変更すれば、便利になることも多いでしょう。

一方で、実際に必要としているのは、その中の一つの機能だけということもあります。

キャンセル待ちの自動化も、その一例です。

予約システムと完全に連動させたいのであれば、一体型の仕組みが適しています。

しかし、キャンセル待ちのお客様を管理し、空きが発生した際の連絡を効率化できれば十分という場合もあるでしょう。

そのために、現在利用している予約システムを変更する必要はありません。

大切なのは、すべてを自動化することではなく、どの作業を自動化したいのかを明確にすることです。

既存の予約システムに、キャンセル待ち通知を追加する

bizstandでは、既存の予約システムを変更せずに導入できる「キャンセル待ち通知システム」を提供しています。

予約が埋まっている場合に、お客様がキャンセル待ちを登録できる仕組みを用意し、空きが発生した際には店舗側の操作で通知を送信できます。

予約システムと直接連動するものではないため、キャンセルの発生を自動検知することはできません。

その代わり、現在の予約方法をそのまま利用しながら、キャンセル待ちの受付と通知を追加できます。

キャンセル待ちを自動化したいが、予約の仕組みは変更したくない。

そんな場合には、必要な機能だけを追加するという選択肢もあります。

予約管理とキャンセル待ちを一体化するか、それとも分けて運用するか。

その判断は、どこまで自動化したいのか、そして現在の予約管理に何が不足しているのかによって変わってくるのだと思います。

【参考】・RESERVA予約システム「キャンセル待ち」 https://lp.reserva.be/function/waitinglist/ ・RESERVA予約システム「料金プラン」 https://biz.reserva.be/price/ ※RESERVAの機能・料金は2026年10月時点の公式サイト掲載情報をもとにしています。